如何辦一場成功的生日趴？大人的生日派對規劃

有甲方問我，是怎麼讓朋友來參加生日趴的？他說要大家抽空還花錢參加不太容易，「是因為你人緣很好嗎？」或許還行吧，但我不認為自己很擅長社交，更不是什麼八面玲瓏的類型，甚至有一點社恐；記人能力差，去到一堆陌生人的場合也會不自在。

那為什麼會辦生日趴呢？

今天就來聊聊原因，以及辦聚會/活動的心得吧！

現代人生活忙碌，我習慣在邀請時就明確告知目的，讓對方判斷要不要參加。是因為訂到一家很難訂的餐廳吃喝喇賽，還是僅限老闆參加的自辦尾牙（老闆也想抽獎啊），又或者小妹不才在下我滿 40 歲整數的生日趴。

畢竟不會每年都歡慶整數生日，再說 40 歲也是個里程碑，所以就有了勞煩大家出席的念頭，那天中午包餐廳晚上包酒吧，前後有一百多位朋友參加，一路喝到半夜超嗨。

很多朋友事後表示，「因為你的生日趴，認識了很棒的新朋友！可以再辦嗎？」

因此去年 43 歲雖然不是什麼整數，還是在眾多朋友敲碗之下辦了生日趴。

在決定辦趴的當下，就已經想好，除了開心玩耍之外，如果能為客戶及朋友們創造有趣的連結，也是一件有意義的事情。

所以，我在私訊邀請內容、fb 活動敘述甚至報名表單都不厭其煩地再三提醒，這個活動不僅僅是慶生，更是一個以輕鬆自然的方式，創造連結的聚會：

「希望各位透過我認識更多很棒的人，創造有價值的合作」

「就算你不是老闆，也可以來認識很多很棒的人，畢竟大家都是 CP 的朋友。說不定你因此在明年成功換工作？」

這就是我的起心動念：利他。這樣的念頭會反映在所有的言行舉止上，朋友們都感受得到，當然就會想來參加囉。

去年舉辦生日趴和 40 歲生日那次廣發英雄帖不同，這次受限於場地大小，選擇在 fb 開私人活動，再一個一個私訊邀請，確定報名繳錢的再邀請進活動。

私訊邀請其實有缺點，有些人說不定覺得跟你沒有那個交情，私訊邀約反而會造成壓力。

我的問法是提及有這個活動，可以認識其他的朋友，如果有興趣再讓我知道這樣，對方可以選擇不回覆，或者說那時候剛好比較忙，看他反應比較冷淡沒有繼續問活動細節，就知道意思了。

另一方面也要考慮到萬一事後大家狂發照片，有人覺得沒被邀請，不開心怎麼辦？我的解法是，七月看了報名狀況，判斷還能再收幾個人，在牆上發文提醒朋友們想參加的可以私訊我。至少我有公告啦。

在邀約的當下，不少朋友表示社恐很害怕這樣的場合，就要告訴他有哪些人會來參加，如果有一兩個他認識的人，他會覺得比較安心。

事前在活動頁面裡，也逐一介紹所有的朋友，貼出他們的照片跟目前在做什麼事情，幫助社恐朋友在現場可以更快速進入狀況，找到可能的共同話題。

當天主人更要隨時注意有沒有誰落單，看到誰在角落滑手機，趕快帶他去創造連結的地方，幫他做自我介紹。

因蠻多朋友都在創業，沒創業的也常常跟我比忙，所以8月中的生日趴，我的時間軸是這樣：

• 3月就訂好場地
• 5月預告
• 6月開始報名
• 7月中報名截止

時間的話，理論上要選週六晚上，但很多朋友的週五週六滿檔，週日反而相對沒事。再者老闆朋友們居多，他們相對不在乎隔天一早要上班，若真的有事，也可以自行決定是否早點告退。

故活動選在週日，並分兩個時段：

• 1830-2100 含晚餐
• 2100 以後純喝酒

場地會影響談判結果，辦趴也是。既然主人我有社恐傾向，挑一個自己感到自在舒服的場地非常重要。

大家都知道我愛喝酒，場地的酒當然也要好喝，畢竟這代表我的品味！雖然有考慮過空間更大、包場費用更便宜的酒吧，但想到萬一不夠好喝壽星本人崩潰怎辦，幾經掙扎還是選了場地較小的愛店 PUN。

雖然 PUN 的容納人數有限，但轉念一想也是有好處，代表可以更精準的控制參與對象與人數，且更容易在事前就開始創造連結。

必須要感謝 PUN 的協助，我們花了不少時間討論，他們甚至還考慮到我沒想到的事情，讓我十分驚喜！證明挑選一家把你當VIP的店來辦活動非常重要。

因為包場有低消，雖然沒有要賺大家的錢，但也沒辦法請所有人喝酒吃飯。PUN 建議男生女生各一款酒，入場核對名單發撲克牌到吧台兌換。不喝酒的例如孕婦事前告知，他們另外準備茶飲。

PUN 建議一個人至少要 800 元以上，才能準備夠水準的食物，如此每人酒水加起來少說一千多元。考慮到有些朋友可能在忌口，前面有行程，又或者經濟上較有壓力，拆分成 9 點前入場（晚餐＋一杯酒）與 9 點後入場（一杯酒），讓大家自由選擇何時到場。當然隔天一早要開會的，就早點來喝早點回家。

食物提供的形式，考量到現場人數眾多，中年人胃口也沒那麼大，像我就是酒比食物重要，於是決定2個出餐的時間，想吃的人自己到長桌拿食物。一桌一桌上食物很花時間，而且每個人的份量一樣，小鳥胃的可能就會太多，大胃王又會吃不飽，不如讓大家自己拿。

出餐時間（18:30 & 19:30）也事前在活動裡再三提醒，以免報名晚餐的人錯過出餐時間，就很對不起他繳的費用了。

酒單部分，因為人會瞬間湧入，如果讓他們點酒再一杯杯調製，可能會供應不及。跟 PUN 商量後決定限縮選擇，當天只提供 4~5 款酒，速度會比較快。

只是萬萬沒想到 PUN 竟然決定特別為 CP 設計酒單 ，看到的當下差點哭出來！真真是超級 VIP 待遇！（要客人超感動的訣竅你學會了沒？）

就算活動已經有專業酒吧協助，我還是習慣盯緊所有的活動細節，可能是職業病吧。

關注的細節譬如：

• 會不會印出名單？會不會擺桌子讓客人報到？桌子是擺在裡面還是外面
• 兌換酒的憑證是什麼？什麼形式？誰負責發放？怎麼核對？
• 攝影師幾點來，有沒有拍過昏暗燈光的經驗，會架燈的話有沒有跟酒吧聯繫？
• 切火腿的侍肉師幾點來，火腿前一天可以冰在酒吧嗎（太大沒辦法）？
• 有沒有小桌子讓贊助廠商擺洋芋片跟巧克力，桌子大概多大，租金多少，桌布酒吧有，還是廠商要自己帶？

這場生日趴，我是計畫讓付費客戶跟同事們免費參加，但 urCFO 的同事們實在非常客氣，全部繳錢，讓我感到很不好意思！於是我跟PUN先訂了整瓶紅酒，當天招待他們。

也準備了 10 個小紅包（真的很小），活動開始前發給所有的工作人員，包含攝影師。沒辦法當散財童子，好歹表示一點心意。

最後當然是要感謝我的好朋友 凱若 MiVida Carol 贊助整隻伊比利火腿，甚至還有帥哥侍肉師現場切給大家吃，真的很狂！當天吃到火腿的朋友們全部都讚不絕口，這種好東西一吃就知道跟普通的火腿不一樣，事後他們全部買爆，據說某老闆買了上萬整個辦公室冰箱都是，識貨啊～

在此感謝

PUN 全體工作人員，有你們才有成功的聚會

MiVida 就是生活 超好吃的西班牙火腿，瞬間把聚會又拉高了一個等級！

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〈 如何辦一場成功的生日趴？大人的生日派對規劃 〉這篇文章最早發佈於《 CP 潘思璇 》。